Problemi modern – mungesa e kohës. Me dekada kompanitë janë në luftë me kohën dhe për këtë janë zhvilluar shumë modele dhe mjete varësisht prej avancimit teknik aktual. Duke filluar prej bllok-fletoreve, të cilat zakonisht janë prodhuar në fund të vitit dhe të cilat janë shpërndarë si dhuratë nga kompanitë (përpos shkrepsave dhe stilolapsave), deri tek sot kur kemi lloj-lloj planifikues si Outlook dhe mjete tjera elektronike të krijuara enkas për menaxhimin e kohës. Por, edhe përkundër sofistikimit të lartë të këtyre mjeteve dhe mundësive të tyre për paralajmërime, mendim logjik, etj, prap kemi problem me kohën dhe ajo po na bën gjithnjë e më shumë presion. Jeta është bërë dinamike sa që nuk durohet dhe në këtë vorbull hudhen “ekspertë” të ndryshëm të cilët duan të shesin module softuerike të reja se “ato të vjetrat nuk po bëjnë punë” dhe konsultantë të cilët pohojnë se e kanë shkopin magjik i cili mund të zotërohet me disa truqe. Dhe, duke mos pasë kohë që të mendohen më thellë, kompanitë që edhe ashtu janë në vrap e mbysin atë pak kohë që ju ka mbetur duke tentuar të aplikojnë mjete të reja, pajisje të reja dhe trajnime “magjike” dhe duke përfunduar të dëshpëruar në fund kur të ballafaqohen me realitetin e tyre. Dhe sa herë e dëgjojmë frazën “menaxhimi i kohës” na përzihet lukthi pasiqë na kujton që jemi shumë keq me kohën.
Pse ndodhë kjo? Që ta kuptojmë në thelb, duhet ta “çmitizojmë” shprehjen “menaxhimi i kohës”. Koha është një koncept abstrakt, nuk është diçka që ne mund ta lakojmë, nuk mund ta vëmë në mes të duarve dhe ti japim formën që duam ne; pra është diçka që nuk mund të preket por vetëm perceptohet dhe nuk mund të menaxhohet nga ne. Koha nuk është materie as e ngurtë, as e lëngët e as e gaztë, prandaj nuk mund ta rrethojmë ose mbyllim, nuk mund ta ndalim, nuk mund ta zgjasim dhe as ta kthejmë prapa. Andaj kjo frazë (meme) “menaxhimi i kohës” është një shprehje e modës që nuk ka kurrfarë kuptimi.
Prandaj: Ne nuk mund ta menaxhojmë kohën!
Po çka mund të menaxhojmë ne? Mund të menaxhojmë veten në kohë. Çuditërisht, të gjithë shpresojmë se do të gjejmë një shkop magjik që do ti zgjidhte të gjitha vetëm e vetëm që të mos marrim përgjegjësi personale – vetmenaxhimin. Duhet ta kuptojmë natyrën e këtij fenomeni “kohë” që të mund ti përshtatemi. Koha është dimension, sikur hapësira, prandaj ashtu si jemi mësuar të navigojmë në hapësirë dhe i kemi mësu të gjitha rregullat e saj ashtu duhet ta kuptojmë edhe kohën dhe të gjitha rregullat e saj. Pra, ne duhet ti përshtatemi kohës dhe ta kthejmë atë në anën tonë.
Një ilustrim se si ndodh që të na “ikë” koha. Një shembull i thjeshtë: Duam të zgjohemi në mëgjes herët po në të njejtën kohë po na flihet, e listën e punëve e kemi mjaft të gjatë. Dhe në kokën tonë e bindim veten që dy punë që i kemi në listë mund ti shtyjmë për nesër dhe dy të tjera mund ti bëjmë për kohë më të shkurtër se që kemi mendu, dhe vazhdojmë të flejmë. Por, kur e fillojmë ditën me vonesë dhe në ndërkohë na paraqiten edhe situata që nuk i kemi planifiku, pasi që nuk kemi lënë hapësirë për situata të paparashikueshme, dhe përfundojmë vetëm me 30% të listës së kryer për atë ditë. Kjo mbetje prapa tash na bën presion një javë, një muaj, një vit apo tërë jetën në luftë për kohën. Kështu e fajësojmë kohën e në realitet ne nuk po mundemi ta menxhojmë veten dhe dëshirën për të fjetur. Apo jemi duke mbivlerësuar aftësitë tona, ose nuk jemi duke marrë paraysh të tjerët me të cilët ne bashkëveprojmë çdo ditë dhe mendojmë se tjerët janë robotë që duhet të veprojnë ashtu si duam ne. Njejtë ndodhë kur, në vend se të kryjmë punët që duhet, më me qejf kalojmë kohë në facebook, para TV, leximin e thashethënave, me lojra kompjuterike dhe gjëra tjera triviale që në fund na lënë tërësisht të zbraztë shpirtërisht. Këto vese janë njejtë si droga, alkoholi dhe veset tjera.
Nëse duam të identifikojmë se çka po “na e han kohën” mund të bëjmë një ushtrim të thjeshtë që e propozon Stephen Covey. Ky planifikim ka të bëjë me ju në tërësi jo vetëm puna, por jeta juaj në 24 orë, pasi që asnjëri prej nesh nuk është dy persona por vetëm një. I shkruani në katër kuadrante (sinqerisht) se çka bëni gjatë ditës. Në kuadrantin e parë vendosni gjëra të rëndësishme dhe urgjente, pra gjëra që ju bëjnë presion dhe që ju nuk mund ti zgjedhni as ti planifikoni por që dueht patjetër të kryhen. Në kuadrantin e dytë vendosni gjëra të rëndësishme por që nuk ju bëjnë presion dhe ju i planifikoni në afat të gjatë, pra planet afatgjate të punës, investimet afatgjate, analizat e kërkesës, investimi në dijen tuaj profesionale, shpirtërore dhe shëndetin tuaj. Kuadranti i tretë janë gjëra urgjente por jo të rëndësishme si disa thirrrje telefonike, disa e-maila, disa raporte por asgjë thelbësore. Kuadranti i fundit janë gjërat triviale aspak të rëndësishme. Kur i ndani do të zbuloni se çka ju merr kohën, por vetëm nëse jeni të sinqertë.
Shumica e kompanive, por fatkeqësisht edhe familjet dhe individët, udhëhiqen nga kuadranti i parë dhe i fundit. Çështjet në kuadrantin e parë na bëjnë presion dhe na marrin energji. Na shtyjnë të jemi në vrap e të mos kemi kohë të mendojmë për veti apo për shëndetin tonë e lëre më për kolegët apo për familjen. Kjo na shtrydhë energjinë dhe pasi që nuk jemi në gjendje të japim më energji, zhytemi në aktivitete kënaqësie, si alkoholi, lojrat elektronike, televizioni dhe përfundojmë shpirtërisht dhe fizikisht të rraskapitur. E kur jemi në këtë gjendje si do ta “menaxhojmë kohën” më mirë?
Prandaj problemi i “menaxhimit të kohës” është më kompleks se sa shumë top menaxherë e kuptojnë. Vet këta top menaxherë e menaxhojnë kohën e vet në mënyrë shumë jo produktive, prandaj edhe kemi njerëz “të suksesshëm” të cilët kanë sakrifikuar jetët e tyre private për shkak se nuk kanë qenë në gjendje të menaxhojnë veten në dimensionin e kohës, pra janë fokusuar në kuadrantin e parë dhe në të fundit. Po të dijmë të menaxhojmë veten, jetët tona do të jenë më produktive dhe rrjedhimisht do të na duhet më pak kohë për arritjen e rezultateve që i kemi të caktuara si target dhe poashtu na mbetet kohë kualitative për veten dhe familjen (nëse e kemi). Dhe kështu do të jemi kontribues të shëndoshë në jetët tona, të familjes dhe të shoqërisë. Fokusimi në kuadrantin e dytë, që në realitet është proaktiviteti, mendimi në afat të gjatë dhe jo sot për nesër, na ndihmon shumë në produktivitet dhe rrjedhimisht në menaxhim më të mirë të kohës.
Aftësitë që na duhen për menaxhim më të mirë të kohës
Që të “menaxhojmë kohën” në mënyrë produktive duhet të zhvillojmë aftësi të cilat në shikim të parë duken se nuk kanë të bëjnë fare me “menaxhimin e kohës”. Në vazhdim do të shqyrtohen një nga një.
Së pari është fokusi ynë. A e kemi të qartë ku është pika jonë e fundit ku duam të arrijmë apo vetëm e marrim gjërë e “le të del ku të del”. Në këtë mënyrë do të jemi tërësisht të pakoordinuar dhe do të ndjekim çdo “mundësi” dhe në fund përfundojmë në spital nga zemra, tensioni i lartë, sheqeri apo diçka tjetër. Prandaj duhet ta pastrojmë me veten se çka është ajo që duam në jetë dhe a na përputhet me atë që po bëjmë profesionalisht, të jemi në sinkron. Duhet të jemi të qartë me veten çka varet drejtpërdrejtë dhe indirekt prej nesh, dhe të fokusohemi në këto. Pra, të përmbushim obligimet tona në vend të punës, familje dhe shoqëri, në ato fusha ku ne mund të veprojmë drejtëpërdrejt. Gjërat që janë jashtë ndikimit tonë nuk duhet të lejojmë të na marrin energji dhe të na humbin kohë.
Planifikimi. Si duam të arrijmë aty ku synojmë, planet afatgjata dhe afatshkurta. E këtu na ndihmojnë mjetet më të reja apo edhe ato klasike, që u përmendën në fillim, që të mbajmë fokusin dhe të mos devijojmë nga rruga. Ne Kosovarët jemi të dobtë në planifikime si në aspektin financiar poashtu edhe në atë kohor. Jemi shumë të mirë në ëndërrime (ide kreative) por shpesh dështojmë në realizimin e tyre pasiqë nuk dijmë si të buxhetojmë kohën dhe as si të buxhetojmë aftësitë tona dhe të tjerëve dhe forcën financiare. Natyrisht ka përjashtime shumë të mira e këtë e vërtetojnë kompanitë e sukseshme Kosovare. Prandaj këtu mund ti vëjmë në përdorim mjetet klasike si fletoret, apo telefonat më të ri, tabletet, etj, vetëm që ta kemi të shkruar se çka duhet të kryhet dhe kur dhe të shohim nëse nuk e kemi mbajtë ndonjë premtim ndaj vetes. Ne më së shumti e zhgënjejmë veten kur nuk i mbajmë premtimet ndaj të tjerëve, prandaj realisht çdo premtim që e bëjmë, ndaj kujtdo, ia bëjmë vetes pasi që ne jemi ai/ajo që duhet ta realizojmë.
Delegimi. Sa jemi ne të aftë të delegojmë? A jemi duke i deleguar punët përkatëse njerëzve të duhur? Është diçka e nënkuptueshme apo jo, dhe askush nuk e diskuton, por unë jam dëshmitare e shumë menaxherëve të cilët nuk kanë idenë se çka është delegimi dhe, më e keqja, i delegojnë punë njerëzve të gabuar apo i kanë emërtuar njerëzit e gabuar në pozita të gabuara. Absurde? Por është realitet pasi që asnjëri prej nesh nuk e konsideron këtë si një aftësi të domosdoshme, konsiderohet si logjikë e “shëndoshë”. Menaxherët me mungesë të aftësive njerëzore (inteligjenca emocionale dhe sociale) shpesh përfundojnë duke i trajtuar njerëzit si makina apo robotë dhe pastaj “shashtrisen” kur ata njerëz nuk e kryejnë punën. Kështu, të shumtën e rasteve, përfundojnë duke kryer punët vet menaxherët me arsyetimin “kërkujt nuk i besohet” ose duhet ti ridelegohen njerëzve tjerë pasi që dikush të ketë kritikuar situatën, dhe ja ku e kemi kohën e humbur! Prandaj, aftësia e delegimit është shprehi që duhet të konsiderohet me seriozitet.
Komunikimi. Të gjithë vuajmë nga mungesa e aftësisë së komunikimit të mirëfilltë, përpos njerëzve me të vërtetë të suksesshëm dhe të lumtur (suksesi dhe lumturia nuk janë të njejta por duhet të shkojnë bashkë që suksesi të jetë i plotë). Fatkeqësisht, njerëzit e suksesshëm dhe të lumtur me veten (“rahat me veten”) na bëjnë nervoz dhe na zgjojnë xhelozi derisa ne do të duhet të mësojmë nga këta njerëz. Njëra prej aftësive që njerëzit e suksesshëm e kanë është komunikimi i mirëfilltë. Komunikim do të thotë të kuptohet me të vërtetë pala tjetër. Komunikim nuk është vetëm shkëmbim verbal fjalësh por është kuptimi prapa fjalëve. Kur i kuptojmë klientët tanë, jemi më të mirë në shërbimet tona dhe në zhvillimin e produkteve më të suksesshme dhe natyrisht koha jonë e investuar nuk është e humbur. Sa më shumë të kuptojmë anën tjetër më pak kohë do të na duhet që të realizojmë atë që nevojitet. Keqkuptimet janë gllabërues të kohës, ato na humbin kohë dhe resurse kot pasi që nuk prodhohet asgjë e dobishme. Në vend të një muaji ne do të na duhen 3-6 muaj të realizojmë diçka për shkak se nuk kemi dashtë ta kuptojmë kërkesën si duhet në radhë të parë por kemi konsideruar veten më të mençur se klienti apo pala tjetër.
Menaxhimi i stresit. Kjo bie në kuadrantin e dytë që e përmendëm më lartë. Stresin mund ta menaxhojmë vetëm nëse jemi shpirtërisht dhe fizikisht në nivelet tona optimale të energjisë, përndryshe nuk do të jemi në gjendje ta menaxhojmë nervozën dhe stresin ditor. Kur jemi nervoz dhe nën stres nuk jemi kreativ, jemi në gjendje të vetmbrojtjes dhe jemi të barikaduar ndaj zgjidhjeve kreative që do të mund të zgjedhin situatën tonë. Prandaj, kuptohet lehtë që në këtë gjendje “menaxhimi i kohës” është një stresues shtesë dhe ne nuk kemi kurrfarë force ndaj saj. Stresi nuk do të adresohet dhe menaxhohet nëse vazhdimisht tentojmë që fajin t’ua lëmë të tjerëve. Situatat stresuese do të vazhdojnë deri sa ne nuk të njohim veten dhe të dijmë të menaxhojmë veten në relacion me të tjerët.
Sinergjia. Siç u diskutua më lartë, njerëzit me aftësi të gabuar në pozita dhe përgjegjësi të gabuara nuk krijojnë sinergji. Që të kuptojmë sinergjinë, marrim shembull organizmin e njeriut. Në organizmin e njeriut nuk mund ta bëjmë që mëlçia të kryen funksionin e zemrës apo trurit dhe ansjellats. Pra, secili organ i kryen në mënyrë perfekte detyrat e veta. Në momentin që një organ nuk funksinon si duhet organizmi nuk është në gjendje të funksionon më së miri. Prandaj nëse kuptohet mirë sinergjia, kompania do të funksionon si duhet dhe nuk do të ketë probleme me kohën. Por, fatkeqësisht shpesh ndodhë që trurit (kokave) të kompanive ju mungojnë aftësitë e të kuptuarit të sinergjisë dhe promovojnë njerëz në pozita të larta vetëm pse janë persona karieristë apo pse ju bëjnë qejfin, pra caktojnë njerëz jo kompetent në pozita me rëndësi. Por secili prej nesh mund ta krijon sinergjinë në ekipet e veta duke i kuptuar aftësitë e secilit anëtar të ekipit. Pra të gjithë ne mund të zgjedhim që të krijojmë sinergji rreth vetes që të jemi më produktiv me kohën tonë.
